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Noticias  /  Destruye documentos y cumple correctamente con la LOPD

Destruye documentos y cumple correctamente con la LOPD

Leyendo este post aprenderás a cómo gestionar la documentación en materia de LOPD que ya no necesitas, y comprender la importancia de llevar acciones encaminadas a la destrucción confidencial de documentación.

01/01/1970

Según la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), debemos tener en cuenta el significado de dato personal. En este sentido se entiende como dato personal a:

cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables”.

De manera que no sólo incluiríamos como dato personal los nombres, apellidos y direcciones de personas y/o usuarios…sino que también debemos incluir, y por tanto aplicar las mismas obligaciones a números de teléfono, DNI, número de la seguridad social, formación académica, correos electrónicos, firmas electrónicas, fotos, grabaciones de audio y/o vídeo obtenidas en cámaras de seguridad, etc.

En España la destrucción de información viene regulada en el Reglamento LOPD, concretamente en su Artículo 92.4 se recoge:

«Art. 92.4 Siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior.»

Mediante el borrado y destrucción de la información finalizamos la custodia de los datos personales de los que somos titulares, previa cesión del usuario.

De esta manera, la destrucción de documentos, y en concreto cuando contengan algún tipo de dato personal, será un aspecto importante a tener en cuenta a la hora de gestionar los datos personales correctamente, no sólo desde el punto de vista normativo, sino también para no exponernos a sanciones  que van desde los 900€ por infracciones leves; 40.000€ por graves e incluso de hasta 600.000€ por infracciones muy graves en relación al incumplimiento de la LOPD.

Por este motivo es necesario que se estudien las diferentes opciones disponibles para poder eliminar los archivos, documentos y/o ficheros en los que tengamos almacenados este tipo de datos.

 

¿Qué opciones existen para destruir documentos?

La destrucción de documentos consiste en el borrado y eliminación definitiva de datos personales de los que se tiene acceso por el hecho de ser responsable de los mismos.

Independientemente del formato en que se encuentren, destruir documentos no sólo consiste en eliminar todos los archivos que tengamos en formato papel, sino que si prestamos atención a la definición de dato personal incluida en el Reglamento LOPD, se debe extender a todos los formatos (formato papel, audiovisual y/o formato digital).

En algunos casos la normativa obliga a la eliminación total de este tipo de documentos, por lo que no sería suficiente enviar estos datos a la papelera de reciclaje, en caso de que se encontraran en formato digital; o romperlo sin más y tirarlo a la papelera en el caso de que se encuentren en formato papel.

Ante esta exigencia normativa y garantizando que se realiza un borrado y destrucción de documentos de manera correcta, cumpliendo con la LOPD y evitando posibles sanciones económicas por parte de la AEPD, se comentan como principales sistemas de destrucción de documentos en formato papel los siguientes:

 (En otro post entraremos en detalle para comentar el sistema de destrucción para otro tipo de formatos, como el digital)

 

SUBCONTATACIÓN DE UNA EMPRESA ESPECIALIZADA

En el mercado disponemos de numerosas empresas que se dedican a la destrucción confidencial de documentación.

La puesta en marcha del servicio es fácil. En primer lugar se formaliza un contrato de prestación de servicios para la destrucción de este tipo de documentación, una vez realizado nos disponen un contenedor de seguridad, en el que se depositará toda la documentación que contenga algún dato sensible y del cual nos queramos deshacer. Una vez finalizado el depósito de documentación, esta empresa nos recoge el contenedor y se encarga de la destrucción final de los documentos.

El único aspecto importante a tener en cuenta si optamos por elegir este sistema de destrucción, es que esta empresa debe garantizarnos la confidencialidad y seguridad de la documentación, sobre todo cuando se encuentra en su poder. Para estar seguros lo ideal sería contratar estos servicios a una entidad que nos garantice que cumple con la norma UNE-EN 15713-2010, norma encargada de garantizar que la empresa cumple con los requisitos necesarios para realizar la destrucción de documentos mediante el uso de buenas prácticas.


DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS CON MÁQUINAS PARA DESTRUIR PAPEL

Otra opción fácil de poner en práctica, es la de adquirir una máquina trituradora de papel. Estas máquinas también las encontramos fácilmente en el mercado y no tienen un coste muy elevado, por lo que cualquier empresa podría hacerse fácilmente con una.

En este caso la destrucción la realizaríamos nosotros mismos, sin contratar a ninguna empresa externa, introduciendo los documentos de los que nos queramos deshacer en la propia máquina. Tras la destrucción, los restos los podríamos echar a un contenedor de papel.

Explicado así puede parecer que se trate de un sistema menos seguro que el comentado anteriormente, pero hay que tener en cuenta que en función de los datos que almacenemos (Básico/Medio/Alto) se requerirá que el tamaño de los restos sea menor cuanto más sensibles sean estos datos.

De esta manera si en nuestra empresa almacenamos datos de Nivel Alto (ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual…) nuestra máquina para destruir papel deberá generar residuos de un tamaño el cual no permita que puedan ser reconstruidos, mientras que estos restos podrán ser de mayor tamaño, siempre y cuando se garantice la no reconstrucción de los datos, para niveles Medio y Básico.

 

QUEMAR DOCUMENTOS QUE CONTENGAN ESTE TIPO DE INFORMACIÓN

La tercera y última opción que os explicamos, puede parecer algo drástica, pero lo que sí que no queda duda es que mediante este método se destruye totalmente la información.

A diferencia de las anteriores, es más complicada de poner en práctica, ya que no todas las empresas tienen la opción de acceder a sistemas que permitan la quema de documentación y puede generar otro tipo de riesgos relacionados con los peligros del fuego, por lo que quizá la dejaremos como la opción menos práctica.

 

¿Qué opción elijo?

La elección entre un sistema u otro no dependerá más que de las ventajas o inconvenientes que encontremos para ponerlo en práctica.

A este respecto la AEPD no nos indica que uno u otro sistema sea mejor o peor, eso sí, lo que tenemos que tener claro es que en nuestro documento de seguridad lopd debemos detallar el método utilizado.

Como hemos visto a lo largo del post, las obligaciones relacionadas con el borrado y eliminación de datos personales, se trata de un aspecto importante a tener en cuenta, tanto si queremos cumplir con lo recogido en la diferente normativa de LOPD, incluyendo el Reglamento LOPD; como si no queremos enfrentarnos a sanciones económicas bastante elevadas; por no hablar de realizar una gestión adecuada de los datos.

Por este motivo desde PREVENSYSTEM podemos ayudarte a que aprendas a gestionar de manera correcta como empresa que dispone de datos personales de terceros y por tanto como responsable del fichero, con nuestros sistemas formativos Training System LOPD y PS Training LOPD.

En cambio si eres un usuario que puede ceder sus datos personales a diferentes empresas o incluso organizaciones con nuestro curso de Seguridad de la Información LOPD, aprenderás todo lo necesario para poder exigir tus derechos como usuario.

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